好的管理者,不会遇事就批评直接责任人,而是先反思自己,是不是对团队平常的教育、提醒有所不足,所有过往,皆为教训。
叶奕凡让莫远鉴把事情经过,详细总结出来,放到部门培训资料中,大家一起学习,吸取教训,全体不二过。
这个事例讲完后,注意了一下大家的反应。魏子非、冯艳等和国项目的人,一听就感同身受,完全能理解。
而欧美项目的人,大多数脸上先是一种新奇的表情,听到最后微微点着头,还有些若有所悟的样子。
欧美项目与和国项目有很多不同点,比如在对待细节上有很大的区别。和国非常在意细节,在意质量。质量无小事,为了提高质量,愿意投入很大的精力。
而欧美项目虽然也在意质量,但程度大不相同。他们对系统中有点错误可没那么的小题大做。他们的观点是,有错误,那就改呗,改完就行了。
所以他们听懂了叶奕凡所讲的故事中,沟通与不沟通之间的差别,同时,也通过这件事,了解了和国项目对质量要求严苛之处。
这个案例,不但是讲述了沟通的重要性,而且还起到了让欧美与和国两个部门之间,互相沟通理解的作用。
时间较紧,叶奕凡迅速往下讲。
“关于What,这次不做重点讲了,在这里只提一条。
沟通的时候,需要说什么内容,要根据沟通的目的去选择,不需要的,就不要说。
我见过很多人沟通的时候,完全忘了自己的目的,有用的,没用的,都往外说,最后沟通,离主题越来越远,有时还起了反作用。”
他话刚一说完,汪风华就接下去了。
“小叶这话说的对啊,尤其是外部审查的时候,人家问什么你答什么就行了。我还真见过,有人就怕说不全,自己知道的一古脑都说出去,结果被人家抓住话题一顿追问,最后狼狈不堪。”
他这话,以在座各位的级别,都能理解,纷纷点着头。
汪风华所说的外部审查,是JCN这种大公司,为确保公司内各种流程被有效执行,专门花钱从外面雇人,对公司内部进行审查。
这些人,会以什么都不懂的素人的身份,去审视各项目中,对流程的执行情况,被审查的项目如果出了问题,是很麻烦的。
所以对待他们提出的问题,一定要问什么答什么,既不能回避,又不要多答。他们是以审查出问题为目标的,你回答多了,他们会抓住你的回答,再找突破口继续问,这样被抓住把柄的可能性就会增大,正所谓言多有失。
汪风华这个补充,恰到好处的帮叶奕凡圆了他所提到的观点。
叶奕凡这可不是个人表演,而是代表他们这个小组发言,所以同组的人,可以适当的进行补充说明,这也显示了团队精神。
What一带而过,叶奕凡继续往下讲。
“关于Who,我想强调的是,在沟通中,一定要找对人。人找对了,事半功倍,要是没找对,那就是对牛弹琴,白费精力。”
接下来叶奕凡讲了一个正巧刚发生的事情。
人事部门中,那批出差的员工,这段时间已经陆续返回了。就在前天,何秋敏噘着嘴过来找他诉苦。
“我出差期间的电车通勤费,当时走的时候说可以按每天定额500和元,直接报销,但我现在提的时候,财务非让我提供电车发票,我人都回来了,上哪里去弄发票。”
叶奕凡让她详细说明一下情况。
原来按公司流程,亚太地区员工办理出差手续时,统一由飞绿国那边,专门一个负责出差事务的部门来办理。
而当时,正赶上十一期间,华夏员工虽然可以正常在网上提申请,但没想到飞绿国十一期间竟然也休假,所以出差手续就耽误了。
出差手续分两种,一种是时间较长一些,一般两个月以上,叫长期出差。一种是时间短一些,一个月以内的,叫短期出差。
何秋敏出差计划是50天,按哪种办理都可以,她在系统上提的是长期手续,这种手续在申请时费时间长一些,但报销时有很多便利,比如通勤费,可以按和客户约定的每天花费直接报,不需要攒车票。
可是因飞绿国员工十一休假,这个长期的手续就没来的及,后来和飞绿国负责部门以及和国方协商后决定,手续本身改成短期的,但通勤费报销可以按长期出差来处理,每日定额500和元,不需要车票。
明明一切都谈好了,通勤的费用,和国已经按每天500,把50天的钱,打到了华夏的帐户,但她提报销的时候,财务部门却回复她,你这个是短期出差手续,所以报销通勤费必须有车票,否则不予报销。
而人已经出差回来了,车票是不可能提供了,所以何秋敏面临着这和元的个人损失。
叶奕凡听到她说到这儿,问道:“你跟财务是怎么沟通的,邮件转给我一下。”
何秋敏马上把她和财务沟通的邮件转了过来,叶奕凡从头到尾浏览了一下,发现了一些关键性问题。
第一,看这个财务工作人员的邮箱,她是个外派员工。
第二,两人邮件往来了7,8回,何秋敏总是强调同飞绿国部门有事前的约定,而那个财务人员完全无视这些,来来回回只强调一句话,短期出差报销必须提供车票。
第三,这个财务人员在最后一封邮件里,提了一句话,“我问过他们,这种情况不能报销。”
于是对何秋敏说:“你再回一封邮件,问问所谓的‘他们’,是指谁,请提供一个邮箱地址,或者电话号码。”
何秋敏马上发信去问,没一会儿,那个工作人员回信了,提供了一个邮箱地址,一看不是个人的地址,而是财务主管部门的一个公共邮箱地址。
于是叶奕凡对何秋敏说:“那个财务的员工,明显是最底层的工作人员,她只管机械的按流程做处理,绝不会考虑任何特殊情况,你和她谈多少遍结果都不会变。
要想解决问题,我们只有一个机会,就是给这个财务主管的邮箱发信,说明事情的背景,这次失败了,要钱就难了。你回去好好写一下邮件,要分条理的,仔细把事情的前因后果说清楚,发之前我看一下。”
何秋敏听明白了,很郑重的点了点头。
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